「雑務取り」から始める自治体改革 -現場を疲弊させない業務改善の進め方- ～小田理恵子・一般社団法人官民共創未来コンソーシアム代表理事（１）～

2026年1月21日

2026/1/21　「雑務取り」から始める自治体改革 -現場を疲弊させない業務改善の進め方- ～小田理恵子・一般社団法人官民共創未来コンソーシアム代表理事（１）～

2026/1/22　「雑務取り」から始める自治体改革 -現場を疲弊させない業務改善の進め方- ～小田理恵子・一般社団法人官民共創未来コンソーシアム代表理事（２）～

地方自治体がより良い住民サービスを提供するためには、行政組織と職員が健全かつ持続可能な状態を維持することが不可欠です。

本連載では、ウェルビーイングの自治体経営をテーマに、ストレスのない職場環境、ワーク・ライフ・バランス、そして職員一人ひとりが効率的に業務を進め、成果を実感しながら充実した働き方を実現する手法などを紹介します。

今回は、現場の負担を減らす業務改善の進め方についてです。

目的と手法のミスマッチ：「改革の進め方」に潜む落とし穴

現在、多くの自治体でデジタルトランスフォーメーション（DX）が推進される中、その前提となる業務の見直しとして、BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）、業務改革、業務改善といった取り組みが並行して進められています。職員の皆さまも、業務フローの図面化やヒアリングなど、何らかの形で「改革」に携わってこられたことでしょう。

しかし、なぜ、これほどまでに熱意をもって進められている改革が、現場で「うまくいかない」「手間ばかり増える」と感じられてしまうのでしょうか。その原因の一つは、改革の「階層」と「進め方」のミスマッチにあると考えられます。ご認識の通り、業務の見直しには、目指すゴールの大きさによって明確な階層と役割があります。

名称や分類は、組織や人によって変わります。今回はこの定義を前提にお話をします。重要なのは、それぞれの改革の対象範囲と推進者と目的が異なるという前提を理解することです。そして、目的を達成するために採るべき手法も異なります。ここが一番重要かもしれません。

課題の具体化：会議改善を例にした階層の違い

この階層の違いを、私たちにとって身近な「会議」の改善を例にしてみましょう。私たちが「会議を何とかしたい」と思ったとき、目指すゴールによって、採るべきアプローチは根本的に変わります。

最も小さな改善は、単に「議事録作成を効率化したい！」という課題であり、これは個人の工夫やツール導入による【雑務取り】の範囲です。
一歩進んで、「会議そのものを効率化したい！」、あるいは「情報共有や合意形成の在り方そのものを見直したい」となれば、これは部署や課単位での仕組みづくりを伴う【業務改善】や【業務改革】の領域に入ります。

そして、その最終形として「庁内業務における職員の情報共有・合意形成、幹部職員のマネジメントの在り方をワーク・ライフ・バランスの観点から再構築したい」という、全庁的な仕組みと文化を変える壮大なゴールは【BPR】に位置付けられるでしょう。

ご覧の通り、「単に議事録作成を効率化したい（雑務取り）」というローカルな課題に対し、「全庁的な幹部マネジメントの再構築（BPR）」で用いるような詳細な業務分析や業務フローの作成といった手続きをそのまま適用してしまうケースは、現場の職員に過剰な負担を強いることになります。

結果として、改革の目的と手法がミスマッチを起こし、「現場の非効率を直したいだけなのに、大変な作業を強いられた」と、現場の職員は疲弊し、改革そのものにそっぽを向いてしまう。これこそが、職員のウェルビーイングを大きく阻害し、多くの取り組みが成果を挙げられずに頓挫してしまう大きな要因ではないでしょうか。

故に、目的に応じて、それがBPRなのか業務改善なのかなどをきちんと整理した上で、組織全体でその役割と手法を共有することが必要不可欠なのです。