ー業務可視化は、自治体経営の判断基盤であるー人口減少時代に求められる、資源配分のための業務把握～小田理恵子・一般社団法人官民共創未来コンソーシアム代表理事（１）～

2026年7月22日

2026/7/22　ー業務可視化は、自治体経営の判断基盤であるー人口減少時代に求められる、資源配分のための業務把握～小田理恵子・一般社団法人官民共創未来コンソーシアム代表理事（１）～

2026/7/23　ー業務可視化は、自治体経営の判断基盤であるー人口減少時代に求められる、資源配分のための業務把握～小田理恵子・一般社団法人官民共創未来コンソーシアム代表理事（２）～

はじめに

地方自治体が住民に質の高いサービスを届けるには、行政組織と職員が健全で持続可能な状態を保つことが前提となります。本連載では「ウェルビーイングの自治体経営」をテーマに、職員一人ひとりが成果を実感しながら効率的に業務を進め、充実した働き方を実現するための考え方と手法を論じています。

今回は、その土台となる「業務可視化」を取り上げます。

人口減少が進む中で、自治体はかつてない難しい経営判断を迫られています。職員を大幅に増やすことが困難な一方、行政需要は複雑化し、対応すべき課題は増え続けています。

問われるのは、「何を新しく始めるか」だけではありません。限られた人員・予算・時間・専門性をどこに投じるか。どの仕事を維持し、どの領域を見直すか。何を標準化し、何を共同化・外部化・デジタル化するか。突き詰めれば、自治体経営における資源配分の問題です。

しかし、その前提となる「業務の実態」は、どこまで把握されているでしょうか。各部署が何にどれだけの時間を使っているのか。専門性やリスクはどこに集中し、属人化や重複はどこで生じているのか。

実態が見えないままでは、人員配置も組織改正もDX（デジタルトランスフォーメーション）も内部統制も、根拠ある判断に基づいて進めることはできません。

だからこそ、今改めて必要なのが業務可視化です。ただし、ここで言う可視化とは、現場が作業を一つ一つ書き出してフローをつくることだけを意味しません。これから求められるのは、限られた経営資源をどこに投じるかを判断するために、業務の量・性質・リスク・重要度・属人性を把握することです。

自治体経営の判断基盤としての業務可視化、それが本稿のテーマです。

自治体経営の中に、業務可視化を位置付ける

業務可視化を論じる前に、自治体経営とは何を判断する営みなのかを整理しておく必要があります。

自治体経営とは、単に事業を管理することではありません。地域として何を目指すかを定め、限られた資源をどこに配分し、政策・行政活動を通じて成果につなげ、その判断を説明して住民・議会の納得を形成していく、一連の営みです。

つまり、自治体経営には少なくとも四つの問いがあります。

第一に、何を目指すか。住民の幸福、地域の持続可能性、公平性、将来世代への責任──自治体としてどのような状態を実現したいのかを定める問いです。

第二に、どう配るか。限られた人員、予算、時間、専門性を、どの政策・施策・業務に投じるのかを決める問いです。

第三に、どう実行するか。決めた方針を、組織、業務、プロジェクト、評価、改善の仕組みに落とし込み、成果につなげる問いです。

第四に、どう納得をつくるか。その判断をどのような根拠とプロセスで行い、庁内、議会、住民に説明し、協力を得るのかという問いです。

問い	内容	業務可視化との関係
何を目指すか	目的・成果・優先順位を定める	業務の必要性を判断する基準になる
どう配るか	人員・予算・時間をどこに投じるか決める	業務量・重要度・負荷を見る必要がある
どう実行するか	業務・組織・プロジェクトで成果につなげる	BPR・DX・標準化の対象を見極める
どう納得をつくるか	判断の根拠を示し、議会・職員・住民の納得を得る	可視化された情報が説明責任を支える

自治体経営の4つの問い

この構造を抜きにして業務可視化を始めると、それは現場作業の棚卸しに終始します。各課に担当業務を書き出してもらい、フローに落とし込み、改善点を探す。それ自体に意味がないわけではありません。現場の作業を整理し、引き継ぎや標準化につなげることは重要です。

しかし、それだけでは人口減少時代の自治体経営が必要とする判断には届きません。

業務可視化は、とりわけ「どう配るか」「どう実行するか」の両方を支える基盤です。人員や予算の配分を考えるには、まず仕事の構造を把握しなければなりません。その上で得られた情報を基に、改善・標準化・外部化・デジタル化・組織体制の見直しへとつなげていく。この順序が重要です。

可視化は、それ単体で始めるものではなく、まず経営上の問いがあり、その問いに答えるために必要な業務情報を明らかにする。その帰結として、対象と粒度が定まるものです。

これからの自治体改革は、業務を知ることから始まります。ただし「知る」とは、フローをつくることではありません。経営上の問いに答えるために何が必要かを問い、そこから業務を見ることです。

従来型の可視化では、経営判断に届きにくい

従来の業務可視化は、主に現場の整理・改善を目的として行われてきました。手順を整える、マニュアルを作成する、引き継ぎをしやすくする、流れを描いて無駄や重複を見つける。いずれも重要な取り組みです。

自治体の現場では、仕事が属人化し、前任者からの引き継ぎや慣行に依存しているケースも少なくありません。しかし、首長・幹部が必要とする情報は、個別業務の進め方にとどまりません。

どの分野にどれだけの職員の時間が使われているのか。法定・必須の仕事と、自治体独自の判断で行っているものとはどう分かれているか。専門性やリスクはどこに集中しているか。維持・強化すべき領域と、簡素化・標準化・共同化・外部化を検討できる領域はどこか。人員配置や組織体制は、実際の仕事の構造と合っているか。そうした情報が、経営判断の土台になります。

観点	従来型の可視化	これからの可視化
主な目的	業務整理・改善	経営判断・資源配分・実行設計
見る対象	手順・担当・フロー	目的・業務量・重要度・性質・リスク・負荷・専門性・必要資源
主な利用者	現場・管理職	首長・幹部・人事・財政・企画・管理職
進め方	現場に一から書き出してもらう	既存資料から仮説を立て、必要な範囲だけ現場に確認する
活用先	マニュアル化・引き継ぎ・個別改善	人事配置・予算・組織・BPR・標準化・共同化・外部化・デジタル化・内部統制